Wie kann meinen Teilnehmern eine Erinnerungsmail vor Beginn des Seminars automatisiert senden?

Um in simplyOrg eine automatisierte Erinnerung an Teilnehmer vor Seminarbeginn über den "Workflow Manager" einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Anmeldung im Backend:

   • Melden Sie sich mit Ihren Administratorzugangsdaten im simplyOrg-Backend an.

2. Navigieren zum Workflow Manager:

   • Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt "Workflow Manager" aus.

3. Erstellen eines neuen Workflows:

   • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neuen Workflow erstellen".
   • Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, z. B. "Teilnehmererinnerung vor Seminarbeginn".
   • Legen Sie als Art des Workflows "zeitversetzt ereignisabhängig" im ersten Schritt aus
     
     

4. Aktion auswählen:

   • Wählen Sie im Feld "Modul auswählen" -> "Geplantes Seminar"
   • Wählen Sie im Feld "Aktion" -> "E-Mail n Tage vor bzw. nach dem Seminar/nach Beginn des Seminars an den Teilnehmer versenden"

5. Regel festlegen:

   • Wählen Sie in Tab 3 aus, wann die E-Mail versendet werden soll (z.B. 7 Tage vor Startdatum).
   • Wählen Sie "Anwesenheit prüfen" -> "Nein" aus. Dies erlaubt, dass die E-Mails an Teilnehmer mit Status "Bestätigt" gesendet werden
   • Legen Sie unter dem grünen Button "Aktion auswählen" fest, welche E-Mailvorlage versendet werden soll

6. Zeitspanne auswählen

   • Hier legen Sie fest, ob de Workflow unbegrenzt gelten soll oder nur in einem bestimmten Datumsbereich
   • Ebenfalls bestimmen Sie hier wie oft und wann das System die E-Mails senden soll

7. Speichern und Aktivieren des Workflows:

   • Überprüfen Sie alle Einstellungen und speichern Sie den Workflow.
   • Das System wird Ihnen im Info Tab zeigen, wann der Workflow das nächste Mal ausgeführt wird

Durch diese Schritte wird sichergestellt, dass Ihre Teilnehmer rechtzeitig vor Seminarbeginn eine automatische Erinnerung erhalten. Dies reduziert den manuellen Aufwand und verbessert die Kommunikation mit Ihren Teilnehmern.