Was ist der Unterscheid zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Unterscheidung zwischen E-Rechnungsformaten

1. Definition

• XRechnung:

  • Ein rein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen.
  • Entwickelt nach den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931.
  • Besonders auf den öffentlichen Sektor (Behörden, Verwaltungen) ausgerichtet.
  • Es ist obligatorisch für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland seit dem 27. November 2020.

• ZUGFeRD:

  • Steht für "Zentraler User Guide des Fermeldungsaustauschs von Rechnungsdaten".
  • Ein hybrides Format, das strukturierte maschinenlesbare XML-Daten mit einer menschenlesbaren PDF-Datei kombiniert.
  • Wird in der Privatwirtschaft und bei KMUs verwendet, aber auch für Rechnungen an öffentliche Stellen.

2. Technischer Aufbau

• XRechnung:

  • Besteht ausschließlich aus XML-Daten.
  • Maschinenlesbar und strikt strukturiert.
  • Keine visuelle Komponente, die Rechnung muss durch spezielle Software gelesen und dargestellt werden.

• ZUGFeRD:

  • Hybrides Format: Kombination aus einer PDF/A-3-Datei (visuelle Darstellung) und einer eingebetteten XML-Datei (maschinelle Verarbeitung).
  • Kann sowohl von Menschen gelesen als auch von Systemen automatisiert verarbeitet werden.

3. Zielgruppe und Einsatzbereich

• XRechnung:

  • Vorgeschrieben für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
  • Richtet sich an Unternehmen, die mit Behörden und Verwaltungen zusammenarbeiten.
  • Konform mit den Anforderungen des europäischen Standards und der E-Rechnungsverordnung.

• ZUGFeRD:

  • Geeignet für die Privatwirtschaft und den Mittelstand.
  • Flexibler einsetzbar, da es die Lesbarkeit für Menschen und Maschinen kombiniert.
  • Bietet auch die Möglichkeit, Rechnungen ohne zwingende gesetzliche Anforderungen in elektronischer Form zu übermitteln.

4. Konformitätsstufen

• XRechnung:

  • Folgt strikt der europäischen Norm EN 16931 und enthält nur die Pflichtfelder, die für die Konformität notwendig sind.
  • Wenig Spielraum für zusätzliche Daten oder individuelle Anpassungen.

• ZUGFeRD:

  • Unterstützt mehrere Profile (z. B. Basic, Comfort, Extended).
  • Flexibler als XRechnung, da zusätzliche Informationen optional eingebunden werden können.

5. Verwendung in der Praxis

• XRechnung:

  • Oft notwendig für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, insbesondere bei Rechnungen über öffentliche Projekte oder Verträge.
  • Wird z. B. von der Bundesverwaltung, Ländern und Kommunen erwartet.

• ZUGFeRD:

  • Praktisch für den B2B-Bereich, da es eine hybride Lösung bietet.
  • Leicht integrierbar in bestehende Workflows, die PDF-basierte Rechnungen verwenden.

Zusammenfassung der Unterschiede:

Fazit:

• XRechnung ist der Standard, wenn es um den öffentlichen Sektor geht, und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.
• ZUGFeRD ist vielseitiger und besser geeignet für Unternehmen, die eine lesbare und maschinenlesbare Rechnung in einem Format benötigen.